Lupa absen bukan masalah mudah yang bimsalabim bisa diselesaikan. Hal tersebut karena menyangkut dengan kebiasaan dan sistem perusahaan. Butuh waktu untuk adaptasi dan disiplin baik oleh perusahaan maupun karyawan.

Alasan Karyawan Sering Lupa Absen

Banyak berbagai alasan karyawan sering lupa absen. Baik itu disengaja maupun tidak. Berikut beberapa alasan kenapa karyawan sering lupa melakukan check-in dan check-out.

  • Perubahan suasana atau tempat kerja. Misalnya saja ketika WFH. Seringkali para pekerja yang WFH lupa absen karena biasanya mereka absensi menggunakan mesin sidik jari.
  • Titik absensi yang tidak strategis. Misalnya saja absensi berada di lantai dua setelah akses ruangan kerja. Padahal normalnya, titik absensi berada sebelum karyawan memasuki lingkungan kerja.
  • Antre. Ya, alasan satu ini mungkin konyol tapi banyak karyawan yang malas antre untuk absen. Pasalnya, antre absen bisa memakan waktu lama dan karyawan bisa kehilangan waktu absensinya.
  • Mesin absensi sering rusak. Entah sulit membaca sidik jari dan fitur wajah, atau sistem yang tidak stabil.
  • Tidak ada kebijakan yang tegas dari perusahaan. Banyak perusahaan yang abai terhadap absen. Padahal absensi menjadi penting dalam perhitungan gaji.
  • Niat curang. Salah satu alasan ogah absen yang disengaja. Banyak karyawan yang dengan sengaja tidak absen dan mengakali absensi untuk mendapatkan “uang” yang lebih baik.
  • Lupa karena bekerja di lapangan atau luar. Seringkali pekerja lapangan lupa absensi karena harus melakukan absen di kantornya padahal Ia harus pergi berlawanan arah dari lokasi kantor.

Kenapa Lupa Absen Merugikan?

Sudah pasti lupa melakukan check-in dan check-out merugikan. Entah itu bagi perusahaan maupun karyawan.

Bagi karyawan yang bekerja pada perusahaan yang memiliki sistem tata kelola jam kerja yang buruk atau-bahkan tidak, membuat karyawan tersebut bisa saja kehilangan upah kerja satu harinya dan dianggap alpa.

Selain itu, karyawan tentu akan teralihkan pekerjaannya dan sibuk mengurusi permasalahan absensi dan mempengaruhi produktivitas bahkan mengganggu ritme pekerjaan personalia perusahaan tersebut.

Bagi perusahaan, karyawan yang lupa absensi bisa saja menyebabkan kerugian finansial. Masalahnya, tidak ada pasal yang secara eksplisit mengatur tentang perusahaan yang diperbolehkan untuk tidak menggaji karyawan karena absen. Semua berdasarkan kontrak kerja yang disepakati.

Apabila perusahaan tidak memiliki sistem dan kebijakan jam kerja yang baik, maka hal tersebut akan menyulitkan perusahaan karena bisa saja dimanfaatkan karyawan untuk berbuat curang dengan dalih lupa absen.

Solusi Karyawan Disiplin dan Tidak Lupa Absen Kerja

Jika ditanya solusi, maka solusi terbaik adalah memperbaiki sistem tata kelola jam kerja. Buatlah kebijakan tegas dan mengkomunikasikannya kepada setiap karyawan dengan jelas.

Namun ada beberapa solusi praktis lain agar karyawan disiplin untuk melakukan absen kerja. Di antaranya sebagai berikut.

Buat Evaluasi Absensi Tiap Minggu

Jika masih menggunakan cara manual, perusahaan bisa membuat evaluasi absensi karyawan tiap minggunya berdasarkan time tracking yang dilakukan oleh HRD.

Di mana evaluasi tersebut berisi rekapan absensi karyawan selama seminggu sehingga karyawan bisa mengetahui siapa yang telat, mengambil cuti, atau bahkan lupa absensi.

Evaluasi juga berisi reminder bagi karyawan untuk tetap melakukan absensi setiap harinya. Hal tersebut juga berlaku bagi Anda yang memberlakukan work from home.

Menggunakan Attendance Management Software

Attendance management software adalah teknologi berbasis cloud di mana perusahaan bisa mengelola karyawan secara efisien mulai dari absensi hingga payroll.

Dengan software tersebut, perusahaan bisa dengan mudah melacak absensi karyawan secara langsung sehingga sangat minim terjadinya error saat rekapitulasi absensi.

Ada beberapa manfaat yang didapat apabila Anda membeli atau download attendance management software di antaranya:

  • Dapat digunakan di smartphone sehingga karyawan bisa dengan mudah melakukan absensi di mana dan kapan saja.
  • Dilengkapi GPS dan foto selfie untuk lakukan verifikasi.
  • Dengan adanya software absensi, perusahaan bisa memiliki double step verification attendance sehingga proses absensi lebih meyakinkan dan aman.
  • Adanya notifikasi pengingat absensi. Di mana alarm akan berbunyi tiap kali jam kerja dimulai atau tiap pulang kerja.
  • Adanya red desk untuk memperbaiki kesalahan absensi. Hal tersebut berguna bagi karyawan yang lupa absensi baik pada mesin sidik jari atau absensi online.

Itulah solusi yang bisa Anda gunakan untuk memperbaiki dan mendukung sistem absensi perusahaan Anda. Kini, tidak perlu bagi karyawan Anda lupa absensi dengan alasan apapun!